Работа‎ > ‎ОБУЧЕНИЕ‎ > ‎

Вопросы секретариата

1. Секретарь приходит раньше других и ведёт регистрацию приходящих. Записывает отдельно прибывших депутатов Молодёжного парламента и отдельно пришедших официальных лиц и приглашённых. Информация о присутствующих на заседании (мероприятии) официальных лицах или приглашённых должна быть полная - ФИО (отчество обязательно), должность или представляемая лицом структура или организация.

2. До начала заседания секретарь передаёт список прибывших депутатов Молодёжного парламента и присутствующих официальных лиц и приглашённых председательствующему. 

3. Секретарь в зависимости от формата заседания (сессия, заседание комиссии) должен посмотреть в регламенте или положении, какое количество депутатов Молодёжного парламента требуется для кворума (достижения количественного числа депутатов для правомочности заседания) и до начала заседания сообщить председательствующему - имеется ли кворум.

4. Секретарю рекомендуется, помимо письменного фиксирования хода заседания, осуществлять звуковую запись на диктофон или другое устройство (это позволяет в любой момент прослушать ход заседания, более точно зафиксировать предложения и вопросы присутствующих, а также позволит ознакомиться с ходом заседания лицам, по уважительной причине пропустивших мероприятие).

5. Секретарю рекомендуется до заседания размножить несколько дополнительных вариантов повестки заседания (или краткой информации о заседании) и передать её присутствующим на заседании представителям СМИ.

6. Если задача фотографирования не возложена на конкретное лицо Молодёжного парламента, секретарю рекомендуется иметь на заседании фотоаппарат и сделать несколько фотографий хода заседания.

7. С целью эффективного исполнения своих обязанностей, секретарю через председателя Молодёжного парламента необходимо решить вопрос о возможности обзванивания депутатов Молодёжного парламента по информированию о заседаниях (других мероприятиях) со стационарного телефона аппарата законодательного органа муниципального образования или администрации района. В случае, если вам не оказывается содействие в плане предоставления возможности пользования телефоном или печати необходимого числа документов для заседания - свяжитесь с руководителем Молодёжного парламента при Законодательном Собрании Пензенской области для поиска возможного решения данного вопроса.

8. Секретарю рекомендуется совместно с председателем разработать таблицу, куда должны входить графы общие данные и контактные данные депутата молодёжного парламента (обязательно указывается адрес электронной почты- удобно для рассылки документов), в данной анкете могут формулироваться вопросы по деятельности и предложениям от молодых парламентариев. Анкета раздаётся и собирается на одном из заседаний. Данные обрабатываются. (ниже прикреплён вариант анкеты)

9. Если до заседания готовы документы, Секретарь должен разослать на электронную почту повестку заседания и документы по рассматриваемым вопросам (если имеются).

ĉ
Александр Сергеев,
24 мар. 2013 г., 09:29